Voorbeeld collegenota

Collegenota - voorbeeld
Extra motiverende nota

Collegenota - voorbeeld

Download collegenota

Uittreksel uit de notulen van het College van burgemeester en schepenen

zitting van

Behandelend ambtenaar:

Aanwezig:

Verontschuldigd:

Afwezig:

Intekenen op de campagnes #ByeByeGazon (2025) en #LaatZeLiggen(2024+2025) Goedkeuring.

Het College,

 

Aanleiding

Met de campagnes '#ByeByeGazon' en '#LaatZeLiggen' dragen we bij tot een hittebestendiger en biodiverser klimaat.
Door minder te maaien, komen meer bloemen in het gazon, die ook de bijen ten goede komen voor de bestuiving van fruitbloesems en groentegewassen.
Bij intekening vóór 1 juli op de campagne #ByeByeGazon’25 en #LaatZeLiggen’25, krijg je ook deelname aan de campagne #LaatZeLiggen(september’24) er gratis bij t.w.v. € 1.200 gratis erbij.

 

Context / feiten / argumenten

#ByeByeGazon
Deze campagne om deel van gazon om te toveren tot paradijs voor onze ogen en de insecten, ook na de maand mei.
-> 1m² gras laten groeien en afzetten met 4 stokjes
-> gazon verwijderen en inzaaien met bloemenweide
-> gazon verwijderen en vaste planten zetten
-> gazon verwijderen en eetbare planten zetten
Je kan ook de berm voor je deur deels laten verruigen -> bermbordjes via website van de campagne zijn beschikbaar.
De gratis aangeleverde bijenbordjes kunnen deels ook in de openbare ruimte zichtbaar geplaatst worden, als inspiratie voor burgers en vergroten van het draagvlak.

#LaatZeLiggen
Deze campagne helpt je tuin ook in de winter een paradijs te worden voor dieren.
-> gevallen blaadjes = gezonde bomen
-> gevallen blaadjes = gratis compost
-> teveel blaadjes? versnipper ze met grasmaaier
-> verstopplaats voor insecten = eten voor vogels
Blaadjes in de tuin bewaren=bladgoud sparen (minder leegmaken en afvoeren van de bladkorven).

Men voorziet bij intekenen een campagnekit voor deelnemende gemeentes met uitgebreide kant- en klare bestandenmappen. Men krijgt voor elke campagne alle grafische- en communicatiebestanden aangeleverd via een overzichtelijke cloud: interviews voor het gemeentelijke magazine en de digitale nieuwsbrief, campagnefilmpjes om te delen op sociale
media, een landingspagina op de website met lokale digitale teller, link om bermbordjes aan te vragen, vensterposters en materialen voor scholen. Daarbovenop worden 200 gratis bermbordjes en 1 gratis grote rollup van Dieter Coppens gratis aangeleverd. Ook voor #LaatZeLiggen wordt 1 grote rollup gratis aangeleverd.

 

Financiële impact
Kostprijs van 4800€ (+21% btw) voor deelname van 1 jaar aan zowel #BBG’25 als #LZL’25 is nog niet voorzien in het meerjarenbudget. Deelname #LZL’24 gratis erbij mits intekenen voor 1 juli.
50% cofinanciering via LEKP mogelijk. Dit betekent dat de kostprijs uiteindelijk €2400€ (+21% btw) bedraagt.
Dit budget moeten bijkomend worden voorzien in het MJP ….

Download  voorbeeld collegenota - Word doc.

Extra motiverende nota

Download extra motiverende nota

Extra motivatienota aangemaakt door enthousiaste ambtenaar na 2 jaar deelname aan ByeByeGazon en LaatZeLiggen:

 

Waarom moeten we geld uitgeven aan ByeByeGazon/LaatZeLiggen in plaats van zelf wat publiciteit te maken?

  1. ONTZORGING

De campagnes zijn meer dan puur promotiemateriaal of een post op social media. Het is een totaalconcept over biodiversiteit en groenbeheer die we kant-en-klaar aangeleverd krijgen met een BV als boegbeeld. Het ontzorgt en ondersteunt ons volledig, en bespaart ons dus tijd en arbeidsuren. Hierdoor hebben we meer tijd over om ons ook op andere zaken te focussen. Het helpt ons om onze LEKP- en SOLVA-doelstellingen rond biodiversiteit en natuur te behalen en daar ook de burgers, scholen, verenigingen, bedrijven, … in te betrekken. Het zijn overkoepelende campagnes die vele losse deeltjes samenbrengen onder één dak. Zo kunnen we moeiteloos onze inspanningen bewijzen.

Nu krijgen wij aangeleverd:

  • een volledig chronologisch werkschema met uitgebreide informatie over iedere te nemen stap
  • informatie en educatie voor alle medewerkers
  • Alle grafisch materiaal: affiches, flyers, infographics, cartoons, foto’s, materiaal voor infostandjes, videoboodschappen met Dieter Coppens die op een leuke manier alles uitlegt
  • Alle tekstueel materiaal: interviews, informatieve folders, communicatieteksten voor sociale media, infoblad, website, scholen, verenigingen
  • Bermbordjes om op publiek en privaat domein in de grond te kloppen om duiding te geven over het beheer van het natuurgroenperk, te sensibiliseren en een uithangbord te zijn voor het engagement van onze gemeente
  • Ondersteuning voor beheer van de openbare ruimte: maaischema’s, informatieve/educatieve bestanden over groenbeheer met beeldmateriaal, lerende netwerken voor groenmedewerkers
  • Scholen: alle materiaal voor startpakketten (affiches, banners, bedankkaartjes, flyers, materiaal voor zaadbommetjes te maken) en een tekst voor in hun nieuwsbrief
  • Een interactieve en informatieve website die de vierkante meters per gemeente, de deelnemers per gemeente en geüploade foto’s verzamelt. Er zijn ook prijzen te winnen.

Het succes van de campagnes bestaat erin dat alles goed doordacht en mooi vormgegeven wordt aangeleverd, met aantrekkelijk grafisch materiaal, leuke videoboodschappen, onderbouwde teksten, interviews en BV Dieter Coppens als boegbeeld. Indien we niet intekenen mogen we hier geen gebruik meer van maken.

Zelf publiciteit maken zonder enig campagnemateriaal lijkt me zeer moeilijk. Zelf campagnemateriaal maken, kost veel tijd en geld in arbeidsuren en materiaal. We kunnen dit zelf nooit voor zo weinig geld en inspanning. Om zelf publiciteit of campagnemateriaal te maken, hebben wij noch de tijd noch de kunde om dat op hetzelfde niveau een draagvlak te geven met dezelfde resultaten.

 

  1. DOELSTELLINGEN

De campagnes helpen ons wel degelijk bij het behalen van onze doelstellingen. Zonder zouden we niet dezelfde resultaten boeken en veel minder goed onze inzet kunnen bewijzen.

Lokaal Energie-en Klimaatpact 2.0 – Werf 1: Vergroening  

‘ByeByeGazon ijvert voor de vergroening van de private en openbare ruimte en de bevordering van de biodiversiteit.’  

Lokaal Energie-en Klimaatpact 2.0 – Werf 4: Water  

‘LaatZeLiggen ijvert voor een betere bodemkwaliteit die onder andere de infiltratie van water bevordert, alsook de biodiversiteit.’  

SOLVA Top 20 – doelstelling 5: Betrekken van scholen en (jeugd)verenigingen in het klimaatverhaal    

SOLVA Top 20 – doelstelling 16: Inzetten op burgerparticipatie voor draagvlak voor het klimaatverhaal    

SOLVA Top 20 – doelstelling 18: versterken van de biodiversiteit en de klimaatadaptieve werking van ecosystemen op het privaat domein  

 

  1. ZICHTBAARHEID

Visueel materiaal is belangrijk. Zonder tekstueel/grafisch campagnemateriaal is er geen aanwezigheid over het onderwerp doorheen de gemeente en wordt de burger niet bereikt. De campagnes zijn ook het uithangbord voor het engagement van de gemeente voor biodiversiteit, natuur en een gezonde bodem. Alle extensief beheerde natuurgroenperken krijgen duiding door campagnebordjes te plaatsen. Zo tonen we als gemeente het goede voorbeeld en vergroten we het draagvlak bij de burger om op privaat domein ook resultaten te boeken.

Zonder campagnemateriaal verdwijnt alles uit het straatbeeld, gebeurt alles achter de schermen en gaat het draagvlak en de zichtbaarheid van ons werk verloren. Zo worden onze acties minder duidelijk, krijgen we de burger niet mee, of krijgen we zelfs klachten door een gebrek aan duiding die we nu met de bermbordjes hebben.

 

Dit jaar was de kick-off van de campagne in onze gemeente omdat we zo’n goede samenwerking hebben en zo’n goede resultaten behalen. Hiervoor kwamen Dieter Coppens en de pers bij ons langs en hadden we zowel met groendienst, dienst leefmilieu, schepenen, de campagneorganisators zelf en Dieter Coppens een constructief en fijn gesprek. Het bracht alle partijen samen en de campagne en onze gemeente in de picture. Hierna zou het zeer spijtig zijn om volgend jaar alles op te zeggen. Welk signaal geven we daarmee?

 

  1. SAMENWERKING

De campagne heeft ervoor gezorgd dat we burgers, scholen, verenigingen, bedrijven, … bereiken en kunnen betrekken bij wat we doen voor biodiversiteit en natuur. Zo blijft het geen top-down verhaal waarbij enkel de gemeente of één dienst van de gemeente iets uitvoert, maar een verhaal waarin er horizontaal wordt samengewerkt met verschillende diensten van de gemeente en andere groepen in Erpe-Mere. Zonder de campagne is het veel moeilijker om deze te bereiken en samen te werken. Wat de campagne aanlevert, is wel degelijk een stapsteen om beter contact te kunnen leggen en een samenwerking op te zetten.

 

  1. INVESTERING/FINANCIEEL

ByeByeGazon en LaatZeLiggen zullen op budgetcode … van het jaar … verschijnen. Momenteel is er nog … euro van de … euro over, of …  van het budget terwijl we al halverwege het jaar zijn. Het lijkt me dat er voldoende budget over is om ons de campagnes te veroorloven, zeker met 50% co-financiering vanuit de LEKP-subsidies. In vergelijking met de uitgaven voor puur promotiemateriaal van andere diensten is 1750 euro en 500 euro een klein bedrag. Daarbij komt nog dat als we nu intekenen op het derde jaar, we vanaf het vierde jaar in aanmerking komen voor een goedkope abonnementsformule.

Momenteel hebben we al twee jaar tijd en geld geïnvesteerd in de campagne. We hebben campagnemateriaal liggen dat we zouden kunnen verder gebruiken, samenwerkingen die we kunnen verderzetten, verder winsten boeken op het terrein en duiden en sensibiliseren met het aanwezige campagnemateriaal in het straatbeeld. Het zou jammer zijn om de materiële en niet-materiële zaken die we in die tijdspanne verworven hebben, niet te kunnen gebruiken of er niet op verder te kunnen werken.

Tenslotte zijn er alleen nog maar positieve reacties gekomen op deze campagnes. Ik hoop dat we hiermee verder onze voorbeeldfunctie kunnen uitdragen en iedereen verder kunnen meetrekken in het verhaal. Ieder klein stukje natuur in een tuin, op school, op een bedrijventerrein, op publiek domein is een stapsteen van de natuur en zo is onze gemeente werkelijk natuurlijk verbonden. Een aaneenschakeling van wilde natuur is essentieel voor het overleven van vele bloemen, planten en diersoorten, waaronder onszelf.

Download  extra motiverende nota - Word doc.